Cómo pasar de la planilla de Excel a un CRM en una semana

Pasar de una planilla a un CRM da miedo por una razón: la planilla tiene años de datos, y nadie quiere perderlos ni cargarlos de nuevo a mano. La buena noticia es que no hace falta. Un buen CRM importa la planilla tal como esté, y el cambio se puede hacer en una semana si se hace en orden. Este es el plan.

Lunes: ordená la planilla

• Una fila por consulta, con al menos nombre, teléfono y qué auto le interesó.
• Si tenés fecha de la consulta y estado, mejor: el sistema las respeta, y el tablero no arranca vacío.
• No arregles todo. El importador está pensado para archivos desprolijos. Lo único indispensable es el teléfono.
• Guardala como CSV. En Excel: Archivo → Guardar como → CSV.

Martes: configurá la concesionaria

• Sucursales y horarios, con turnos partidos si hace falta.
• Etapas del embudo con los nombres que usan ustedes.
• Motivos de pérdida: precio, financiación, no teníamos la unidad, compró en otro lado.
• Equipo: los usuarios se invitan por mail y cada persona elige su clave al aceptar.

Miércoles: importá, mirando la vista previa

Subir el archivo no es importar. Primero se ve una vista previa: cuántas filas entran, cuántas tienen error —cada una con su número de línea, para buscarla en Excel— y una muestra de las primeras ya normalizadas. Es lo único que deja ver que el teléfono cayó en la columna de la ciudad. Recién con la confirmación se cargan.

• El importador entiende el separador, los acentos, los montos con punto o con coma y las fechas con distintos formatos.
• Los leads importados no se reparten ni disparan avisos. Son historia, no consultas nuevas: tres mil filas no pueden mandar tres mil alertas.
• Una importación aplicada no se deshace, por eso conviene mirar la vista previa con calma.

Jueves: capacitá en media hora

1. La agenda del día: qué está vencido, qué es de hoy.
2. Registrar un contacto: canal y resultado, y agendar el siguiente paso en el mismo gesto.
3. Mover una etapa y cerrar con monto o con motivo.
4. Instalar la app en el celular y aceptar los avisos.

No hace falta más para empezar. Al vendedor reticente conviene pedirle que use la agenda del día dos semanas: si el sistema le dice a quién llamar, deja de ser una obligación y pasa a ser su ayuda.

Viernes: conectá el WhatsApp y cerrá la planilla

• Conectá el número de la concesionaria para que las consultas nuevas entren solas.
• Poné la planilla en solo lectura. Se puede consultar, pero no se escribe más: de ahora en adelante, el sistema es el lugar.

La semana siguiente

• Mirá el reporte de primera respuesta y los seguimientos vencidos.
• Revisá si los motivos de pérdida y las fuentes tienen sentido o hay que ajustar los nombres.
• Ajustá las reglas de reparto si hace falta. El reparto automático arranca apagado a propósito.